El trabajo híbrido llegó para quedarse. Un estudio de McKinsey reveló que un 78% de los empresarios trabajan ahora en formatos híbridos a distancia, y no sólo se pasan al trabajo híbrido porque se lo pidan.
Una encuesta de Microsoft reveló que 70% de los empleados desean seguir siendo híbridos como nueva normalidad. No es difícil ver por qué un informe de PWC indica que este tipo de trabajo aumenta la eficiencia laboral.
A medida que esta cultura sigue desarrollándose, los departamentos de tecnología de la información (TI) se han convertido en el pilar de las empresas, sentando las bases en gran parte de la fuerza laboral global. Pero ¿qué es exactamente la tecnología de la información? ¿Qué funciones desempeña la TI y cómo puede promover las mejores prácticas para trabajar de forma remota?
Cinco direcciones generales a seguir al gestionar una fuerza laboral híbrida y remota:
Planifica qué le corresponde a cada quien
Tanto para las pequeñas oficinas domésticas (SOHO) como para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) o las empresas, es esencial una política de trabajo híbrido (TH).
Los departamentos informáticos deberán elaborar estrategias en función del sector donde trabajen y el tamaño de su empresa. Hay que planificar qué software es esencial para qué puestos; tener en cuenta los costes de invertir en TI híbrida a distancia. El caso de éxito del TH para grupos «más difíciles», como los trabajadores de primera línea, implica la importancia de una planificación crítica.
Planificación
Planificar un modelo de trabajo híbrido sólido para una organización no es en absoluto sencillo, ya que existen múltiples aspectos de este proceso. Los temas clave que todo equipo de TI debe tener en cuenta a la hora de planificar esta modalidad de desempeño laboral son:
- Definir objetivos: Es crucial contemplar las razones para adoptar un modelo de TH; identificar las metas y objetivos para permitir el trabajo remoto en su empresa.
- Evaluar hardware y software: es fundamental evaluar las tecnologías actuales y as necesidades de la compañía, para ofrecer herramientas adaptadas a sus necesidades, asegura Acer.
- Directrices o políticas: Los empleados pueden sentirse confusos sobre los horarios y límites. Es vital elaborar directrices escritas que los empleados puedan consultar.
- Herramientas de trabajo: TI debe elegir herramientas y tecnologías adecuadas. Implantar software de videoconferencia, herramientas de colaboración y plataformas de gestión de proyectos, etc.
- Probar y perfeccionar: El TH es un reto que funcione sin problemas inicialmente. Por ello se debe probar y perfeccionar antes de pasar por completo a este modo de laborar.
- Comunicarse con los empleados: La comunicación con los empleados sobre políticas, herramientas y procedimientos disponibles es esencial para una transición fluida.
Proporciona dispositivos de valor
Aunque parece rentable que los empleados utilicen sus dispositivos electrónicos, hay preocupaciones asociadas a tales prácticas. Si hacen clic en enlaces comprometidos de sus correos personales, pondrían en peligro la red de la empresa al exponerla a programas maliciosos.
Es necesario proporcionarles dispositivos de trabajo portátiles. Sin embargo, “no todos están preparados para la empresa; merece la pena dedicar tiempo a investigar diferentes marcas de hardware y decidir si sus características satisfacen las amplias necesidades del trabajo remoto”, recomienda Acer.
Al implantar un modelo de TH, también es crucial tener en cuenta las necesidades de los empleados con discapacidad. Las empresas deben colaborar para identificar equipos informáticos especiales o tecnologías de apoyo y proporcionarles las herramientas adecuadas para garantizar su éxito y productividad en el entorno de trabajo remoto.
Formar a tus empleados
Uno de los problemas más comunes de la tecnología híbrida en el lugar de trabajo es la exposición a importantes riesgos de ciberseguridad. “Si los empleados no respetan los protocolos de seguridad al conectarse a la red de la organización, ciberdelincuentes pueden aprovechar la oportunidad para acceder a los archivos y la información confidencial de la organización a través de la red doméstica de los empleados. Por eso, una sólida sesión informativa sobre el uso de dispositivos y software, así como sobre seguridad empresarial, es fundamental para el funcionamiento de una organización”, insiste Acer. El departamento de TI debe tratar de resumir la información de forma ilustrativa y, a ser posible, en lenguaje accesible y no en jerga tecnológica, para que los no profesionales de TI puedan entenderla. El software y los dispositivos utilizados para el trabajo híbrido no siempre son fáciles de manejar, por lo que, para que los empleados entiendan cómo funciona el sistema, es necesario ofrecerles formación y apoyo. Un manual claramente ilustrado también sería útil en caso de que el trabajador olvide algún detalle esencial de su formación en TI.
Simplificar la gestión moderna
Las culturas de trabajo híbridas podrían ser estresantes para los equipos de TI, es es esencial disponer de las estrategias y tecnologías adecuadas. Si los empleados acceden a la VPN de la empresa desde casa, se deben controlar los dispositivos de trabajo de los empleados desde una ubicación central.
Elegir soluciones tecnológicas útiles puede ahorrar esfuerzos al equipo informático. Cuando se trata de gestionar las TI para el trabajo remoto, son igual de importantes la privacidad y seguridad de los datos.
El soporte necesario
Es comprensible que el trabajo híbrido requiera apoyo constante de TI, por lo que es necesario implantar sistemas de asistencia remota.
En un entorno empresarial con personal remoto que trabaja en distintas zonas horarias, es esencial que soporte informático ofrezca asistencia 24 horas del día. No prestar esta ayuda a tiempo apodría suponer una pérdida significativa de horas de trabajo y obstaculizar potencialmente la productividad general de la organización.
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